Під час запису на особистий прийом у громадян з’ясовується така інформація: прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, зміст порушеного питання, до кого з цього питання громадянин раніше звертався, яке було прийнято рішення, номер телефону для зв’язку тощо. Вона вноситься до картки обліку особистого прийому громадян.
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
Аналогічну інформацію надають представники інтересів громадян, якщо їх повноваження оформлені в установленому порядку.