Звернення громадянина після його опрацювання та надання відповіді з усіма матеріалами, а саме: звернення громадянина, додатки до нього, поштовий конверт адресата (у разі наявності), копія відповіді, листування щодо розгляду звернення громадянина, інші матеріали, що стосуються цього звернення, передаються до підрозділів, уповноважених здійснювати роботу із зверненнями громадян, для формування справи та доархівного зберігання.
У разі отримання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до вищезазначених документів.
Доархівне зберігання других примірників службових листів, які стосуються розгляду звернень громадян, здійснюють структурні підрозділи відповідно до зведеної номенклатури справ.