Перед початком прийому громадян керівництвом СЗРУ підрозділ зі звернень з’ясовує прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) заявника, місце проживання або іншу адресу, за якою йому може бути надана відповідь, номери контактних телефонів (за бажанням громадянина) чи відомості щодо інших засобів зв’язку, а також суть питання, з яким він звертається, вивчає матеріали, які подає громадянин на обґрунтування своїх вимог. Отримання інших відомостей про громадянина чи його представника та інформації, що не стосується його звернення, забороняється.
Перед початком прийому громадянин має пред’явити документ, що посвідчує його особу, а в разі представництва ним інтересів інших осіб, у тому числі здійснення їх захисту,- також документи, що підтверджують відповідні повноваження.