Розглянуті звернення з копіями наданих (надісланих) відповідей мають бути повернуті до підрозділу зі звернень для централізованого формування справи.
Під час формування справ перевіряється правильність долучення документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.