Кожному зверненню присвоюється реєстраційний індекс. Штамп із реєстраційним індексом ставиться на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному місці, крім місця, призначеного для підшивання.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, яке надійшло, наприклад: Д-401, а для колективних звернень та звернень без підпису - КО-401, БП-401 відповідно.
У разі надходження повторних звернень їм присвоюється черговий реєстраційний індекс.
Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.