Діловодство за зверненнями здійснюється окремо від інших видів діловодства й покладається на підрозділ зі звернень.
Усі письмові звернення незалежно від способу їх надходження реєструються в день надходження або наступного робочого дня (в разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні) в автоматизованій інформаційній системі СЗРУ та журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, форму якого наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.