Відповідь на звернення надається засобами поштового чи електронного зв’язку або особисто заявнику з обов’язковим дотриманням порядку надання відповіді згідно з чинним законодавством.
Письмової відповіді заявнику не надають, якщо це зазначено у зверненні або якщо викладені у зверненні питання вирішено в присутності заявника. Результати розгляду таких звернень оформлюються висновком із зазначенням виконаних дій (видача довідки, ознайомлення з архівною справою).
У такому зверненні заявник засвідчує підписом відсутність потреби в отриманні письмової відповіді.