Матеріали розгляду звернень громадян зберігаються у відповідальних осіб для надання довідок і використання в роботі протягом строку, передбаченого зведеною номенклатурою справ органу Державного бюро розслідувань.
Формувати та зберігати справи у виконавців, у самостійних структурних підрозділах органу Державного бюро розслідувань заборонено.
Відповідальні особи на вимогу виконавців невідкладно надають матеріали розгляду звернень, потрібні для доповіді керівництву органу Державного бюро розслідувань, а також іншу інформацію в межах їх компетенції.
Виготовлення копій документів справи на підставі вмотивованої службової записки керівника самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань здійснюють відповідальні особи у строк, що не перевищує трьох робочих днів, якщо в результаті копіювання документів обсяг копій не перевищує 150 аркушів.