До завершення розгляду звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду зберігаються в самостійному структурному підрозділі органу Державного бюро розслідувань, що визначений головним виконавцем.
Після закінчення розгляду звернення громадян разом з усіма документами та копією письмової відповіді формуються в самостійну групу (матеріали розгляду звернення) і поміщаються в м’яку обкладинку, зразок якої наведено в додатку 7 до цієї Інструкції. У разі надходження повторного або дублетного звернення їх підшивають у хронологічному порядку до цієї групи документів.
Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи заборонено.
Керівник самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань, що визначений головним виконавцем, забезпечує належне оформлення справ, своєчасне передання до відповідальних осіб матеріалів розгляду звернень громадян та їх оригіналів (за наявності).
Контроль за правильністю оформлення, спрямуванням документів до справ, забезпеченням зберігання матеріалів звернень громадян, їх комплектністю покладають на відповідальних осіб.