Розгляд клопотань про зміну імені провадиться лише при наявності в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану актових записів про народження, шлюб, розірвання шлюбу (якщо заявник перебуває у шлюбі або розірвав шлюб), які через Міністерство закордонних справ України в обов'язковому порядку витребуються консулом та долучаються до справи.
Якщо вищезазначені актові записи втрачені, клопотання може бути розглянуто лише після їх поновлення в установленому порядку.
У цих випадках консул роз'яснює заявникові порядок поновлення втраченого запису та одночасно дає роз'яснення про право заявника звернутись з клопотанням про зміну імені після поновлення втраченого запису.