Заяву про зміну імені за затвердженою формою громадянин України, який постійно проживає за кордоном, подає до дипломатичного представництва або консульської установи України в країні перебування (додаток 25).
Якщо заявник під час подання заяви вказує, що він перебуває під слідством, судом або має судимість, не погашену та не зняту в установленому законом порядку, то консул повинен відмовити у прийнятті заяви та одночасно дати роз'яснення, що відповідно до чинного законодавства у таких випадках зміна імені не допускається.