Матеріали щодо зміни імені, у тому числі документи, які є підставою для зміни, а також висновки в разі відмови у зміні імені один раз на рік надсилаються на зберігання до відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції через Міністерство закордонних справ України.