При реєстрації смерті консул приймає від заявників паспортні документи померлих громадян України, та на їх першій сторінці робить відмітку: "Власник даного паспортного документа (посвідчення особи) помер "_____" ________________ 20___р. Актовий запис про смерть N ____ від ____________".
Паспорти, паспортні документи, а також військово-облікові документи та пільгові посвідчення померлих осіб передаються за списком до органів внутрішніх справ та військових комісаріатів (додаток 11).
Документи померлого найближчою дипломатичною поштою після реєстрації смерті надсилаються до Міністерства закордонних справ України або повертаються особі, яка супроводжує тіло померлої особи, про що робиться відповідна відмітка.