У книгах обліку на початку року та під час кожної зміни кількості наявної вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв (передавання, здавання, реалізація, проведення стрільб тощо), інвентаризації та приймання-передавання посади особа, яка відповідає за облік, зберігання і використання відомчої вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв (далі - матеріально відповідальна особа), робить підсумок залишків вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв.
Матеріально відповідальна особа засвідчує підписом обґрунтованість і достовірність даних про залишки вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв.