На керівників підрозділів охорони, які безпосередньо ведуть облік, відповідають за правильне оформлення всіх облікових документів, своєчасне ведення записів у книгах обліку, пов'язаних із рухом вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв, підготовку документів для здавання в архів, збереження облікових документів, покладається:
оформлення всіх операцій, що пов'язані з рухом вогнепальної зброї, боєприпасів і пристроїв, складання облікових документів;
звіряння даних обліку вогнепальної зброї, боєприпасів та пристроїв.