Особа, відповідальна за організацію харчування учасників спортивних заходів, не пізніше терміну, визначеного організатором, який проводить (забезпечує) спортивні заходи, подає до фінансової служби, зазначеної організатором заходу, як звіт меню-замовлення і відомості на забезпечення харчуванням учасників спортивних заходів. Фінансова служба перевіряє правильність застосування норм витрат коштів на харчування, звіряє надані документи, що надходять від закладу ресторанного господарства, з рахунком і меню-замовленнями, а також з даними документів про зарахування на харчування та зняття із забезпечення харчуванням учасників спортивних заходів, після чого подає рахунок на затвердження організатору.
Усі документи щодо забезпечення харчуванням учасників спортивних заходів приєднуються до рахунків на оплату харчування.