Для організації роботи на навчально-тренувальних зборах і обліку виконаних заходів керівником (начальником) зборів і тренерською радою розробляються та затверджуються такі документи:
план-графік або розклад теоретичних і практичних занять із зазначенням кількості тренувань на день, тривалості і конкретного терміну їх проведення;
план-конспект на кожне заняття, особисті плани роботи тренерів і спортсменів;
розклад дня зборів і графік чергувань на зборах;
список розподілення спортсменів на групи із закріпленням за ними тренерів для проведення занять;
кошторис видатків на проведення заходів.
На зборах ведеться журнал обліку проведення і відвідування занять.