В пояснювальній записці до звіту (ф.17), яка надсилається підприємствами поштового зв'язку, об'єднанням "Укрпошта" за підпорядкованістю, по кожному випадку крадіжки, нестачі та втрати поштових відправлень слід вказувати:
- професію і посаду працівника, який скоїв вчинок;
- місце скоєння зловживання (відділення зв'язку, вузол зв'язку, поштамт тощо) та дату;
- метод вчинення порушення;
- основні порушення технологічних процесів, які були допущені та стали передумовою крадіжки, нестачі та втрати;
- за яких обставин скоєно вчинок;
- яким чином виявлено зловживання (документальною перевіркою, виробничим чи подальшим контролем тощо);
- чи вчасно було виявлено скоєний вчинок;
- ким та якою мірою відшкодовано збитки, нанесені зловживанням;
- чи передана справа до слідчих органів.
У разі несвоєчасного виявлення крадіжки, нестачі, втрати в пояснювальній записці зазначаються причини, а також яким чином такі випадки приховувались.