До акта додаються пояснювальні записки робітників поштового зв'язку, справжніх та безпосередніх винуватців втрачення, крадіжки поштового відправлення.
В пояснювальних записках повинні бути викриті усі обставини, умови та сам факт зловживання, якщо він мав місце.