У графі "дата справи (документа)" для справ, реєстраційних книг і журналів, інших проваджень зазначається рік заведення їх у діловодстві, для судових справ і документів - рік їх розгляду.
Акти про виділення для знищення судових справ та документів, що утворюються в діяльності судів, підшиваються до окремої справи в хронологічній послідовності.