При складанні акта про вилучення справ для знищення слід дотримуватися таких правил:
кримінальні (цивільні) справи вписуються до акта за роками їх розгляду та в порядку реєстраційних номерів;
у графі "заголовок справи" зазначаються номер справи, прізвище та ініціали засудженого, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін з відміткою про суть позову. У графі "дата справи (документа)" вказується рік розгляду справи (документа);
у кінці акта слід указати, що зі справ вилучено оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов суду з наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня.