У графі "номер справи, індекс справи" зазначається номер справи, присвоєний їй при реєстрації в суді, або індекс справи згідно з номенклатурою справ, номер форми журналу.
У графі опису "заголовок справи" для судової справи проставляється її найменування, а для справи її найменування за номенклатурою справ.
У графі "строк зберігання" зазначається рік, у якому закінчується строк зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний строк зберігання, то в описі робиться відмітка "постійно".
У графі "примітки" згодом проставляються відмітки про передання документів до державного архіву або про вилучення їх для знищення.