Судові справи передаються до архіву за обліково-статистичними картками. Про передання їх до архіву в картці проставляється відмітка із зазначенням дати передання.
Передання до архіву справ та документів проводиться за актами, у яких указуються дата передання, номери справ, їх кількість. Акт підписують старший секретар суду, який передає справи, та архіваріус суду, що приймає справи, або особа, яка відповідає за роботу архіву суду, та затверджує голова суду.