Описи справ постійного зберігання друкуються в 4 примірниках, усі вони подаються на затвердження.
Перші примірники після затвердження залишаються в державній архівній установі як контрольний документ, згідно з яким проводитиметься передання справ на державне зберігання, а інші примірники описів повертаються до суду і зберігаються в особи, яка відповідає за архів, у спеціальній справі.
При першому поданні описів на затвердження до них додається історична довідка, яка складається з двох розділів.
У першому розділі слід відобразити такі дані:
коли був створений суд, його організаційна структура, на яку територію поширюється дія суду, його функції;
зміна назви, структури і підвідомчості суду - з посиланням на відповідні нормативні акти;
система діловодства суду і її зміни;
дата і причини ліквідації або реорганізації суду - з посиланням на відповідний нормативний акт, а також найменування суду, який успадкував його функції.
У другому розділі відображаються відомості про історію архівного фонду та його склад:
за які роки в архіві суду зберігаються документи;
відомості про передання справ з інших судів - у разі злиття або реорганізації суду;
чи проводилась раніше науково-технічна обробка справ і експертиза цінності документів;
чи передавались справи до державної архівної установи і за які роки. Якщо в суді збережені не всі документи, які підлягають зберіганню, то слід указати, з якої причини, а також перерахувати основні категорії справ, які не збереглися.
Історична довідка підписується головою суду.