Річні розділи описів справ, які підлягають переданню на державне зберігання, повинні подаватись на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи не пізніше ніж через 2 роки після закінчення справи в діловодстві.
Перед направленням описів на затвердження перевіряється наявність справ, які включені до цих описів.