При першій передачі справ до державної архівної установи до кожного опису складаються титульний лист за формою (додаток 7) і передмова, а після закінчення опису - засвідчувальний аркуш.
У передмові коротко викладається історія суду: коли він створений, дата і причини перейменування; принципи добору справ на постійне зберігання і порядок систематизації справ в описі.
У засвідчувальному написі (додаток 3) до закінченого опису зазначаються кількість аркушів опису, загальна кількість справ, унесених до опису, а також роки початку і закінчення опису. Засвідчувальний напис підписується особою, яка склала опис.
Засвідчувальний напис розміщується в кінці опису за його останньою сторінкою.