Річні розділи описів на справи постійного зберігання в усіх судах складаються секретарем суду (колегії) за формою (додаток 4). Після закінчення опису складається засвідчувальний аркуш.
При внесенні справ до опису слід мати на увазі таке:
кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний том уноситься до опису під самостійним порядковим номером;
кожний опис ведеться з єдиною валовою нумерацією протягом декількох років і завершується за згодою відповідної державної архівної установи. У зв'язку з цим порядкові номери в річному розділі опису повинні продовжувати нумерацію річного розділу опису попереднього року;
при заповненні в описах графи "індекси і номери справ" для кримінальних справ зазначаються їхні реєстраційні номери, а для справ - індекси за номенклатурою справ;
графа "заголовки справ" заповнюється на підставі запису, зробленого на обкладинці справи; заголовок з обкладинки переноситься до опису без змін та скорочень.
Якщо до опису повинні бути внесені підряд справи з однорідним змістом і однаковими заголовками, то вноситься повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словом "те саме".
У графі "дата" вказуються число, місяць та рік постановлення вироку за кримінальною справою.