У закінчених судових справах та справах загального діловодства підшиваються та нумеруються всі аркуші, на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис. На обкладинці справи вказуються найменування суду, номери справи згідно з номенклатурою, дата її початку і закінчення, термін зберігання, кількість аркушів.
До заголовків тих справ, у яких уміщено розпорядчі документи (накази, протоколи, постанови), записуються їх номери та зазначається в оригіналі чи в копії вміщені документи. Строк зберігання справ указується відповідно до Переліків. Справи постійного зберігання повинні бути підшиті в тверду обкладинку та оформлені за формою (додаток 1). Кількість аркушів у справі не повинна перевищувати 250.