Перевіривши стан провадження у справі, суддя, який головує у справі, або голова суду дозволяє її передати до архіву суду, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати в лівому верхньому кутку обкладинки справи. На обкладинці цієї справи суддя або голова суду, керуючись діючим Переліком типових документів із зазначенням термінів зберігання документів та відомчим переліком (далі - Переліки), зобов'язані також зазначити дату (рік), до якої (включно) справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис "постійно", якщо справа згідно з Переліками підлягає постійному зберіганню.