Дозвіл на передання судової справи до архіву суду повинен давати суддя, під головуванням якого справу розглянуто, або голова суду після детальної перевірки справи, особливо щодо виконання вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили.
При цьому слід керуватись такими правилами:
а) кримінальна справа, за якою особа засуджена і тому підлягає взяттю під варту, уважається закінченою після отримання від відповідного органу (установи) виконання покарань підтвердження про те, що засуджена особа, яка перебувала на волі, узята під варту;
б) кримінальна справа, за якою особа, що перебуває на волі, засуджена умовно до позбавлення волі з обов'язковим залученням до праці, уважається закінченою після отримання від відповідного органу (установи) виконання покарань повідомлення про прибуття засудженого до місця відбування покарання;
в) кримінальна справа, за якою особа засуджена умовно, уважається закінченою, коли особу взято на облік для встановлення контролю за її поведінкою, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про узяття під варту;
г) у випадках застосування до засудженого відстрочки виконання вироку справа уважається закінченою після вирішення питання про звільнення засудженого від покарання, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про взяття під варту;
ґ) кримінальна справа, за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, уважається закінченою після отримання повідомлення про затримання особи і виконання винесеного щодо даної особи вироку;
д) кримінальна справа, за якою особу засуджено до виправних робіт, уважається закінченою після отримання від органу (установи) виконання покарань повідомлення про отримання копії вироку;
е) кримінальна справа, за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові суми на користь держави, передається до архіву суду після повернення (з відміткою державного виконавця про виконання або долучення до справи квитанції банківської установи про оплату вказаної у вироку суми) виконавчого листа;
є) кримінальна справа, за якою постановлено виправдувальний вирок, уважається закінченою після набрання вироком законної сили;
ж) кримінальна справа, за якою особа звільнена від покарання, але до неї застосовано примусові заходи медичного характеру, уважається закінченою після отримання повідомлення про влаштування такої особи до лікувальної установи;
з) кримінальна справа, закрита судом на підставі статей 7, 7-1, 7-2, 7-3, 8, 9, 10 Кримінально-процесуального кодексу України ( 1001-05 ), уважається закінченою після набрання чинності ухвалою або постановою суду про закриття справи;
и) кримінальна справа, закрита судом у зв'язку з притягненням особи до адміністративної відповідальності, вважається закінченою після отримання судом документа про оплату штрафу, про відбуття адміністративного арешту або про прийняття відповідним органом (установою) виконання покарань до виконання ухвали чи постанови суду про відбуття виправних робіт;
і) кримінальна справа, закрита в зв'язку з переданням матеріалів на розгляд товариського суду або комісії у справах неповнолітніх, уважається закінченою після отримання повідомлення про результат їх розгляду;
ї) кримінальна справа, за якою із засуджених стягнуто суми як відшкодування матеріальних та моральних збитків, завданих злочином, уважається закінченою після надіслання виконавчих листів про провадження стягнення та після повідомлення про це стягувача і при солідарному стягненні - відкриття зведеного виконавчого провадження;
й) матеріали про направлення особи до лікувально-трудового профілакторію (ЛТП) для примусового лікування від наркоманії чи алкоголізму вважаються закінченими після отримання повідомлення про направлення особи до ЛТП;
к) цивільна справа, розглянута судом із задоволенням позову, уважається закінченою після отримання позивачем виконавчого листа, надіслання виконавчого листа на прохання стягувача або з власної ініціативи суду на виконання, видачі копії судового рішення заявнику щодо справ окремого провадження, справ про розірвання шлюбу та щодо інших категорій справ, де видача виконавчого листа не передбачена, після отримання повідомлення про спростування щодо справи про захист честі та гідності;
л) цивільна справа, за якою у позові відмовлено, уважається закінченою після набрання рішенням чинності;
м) якщо судом винесено рішення, постанову або ухвалу про накладення штрафу, стягнення державного мита чи інших сум, то цивільна справа вважається закінченою після отримання документа про сплату цих сум на користь держави;
н) справа про адміністративне правопорушення вважається закінченою за наявності даних про отримання відповідним органом копії постанови для виконання та за умови надходження документа про виконання постанови.