Журнали реєстрації вхідної кореспонденції та інші журнали, картотеки готуються для передання до архіву суду секретарем суду (колегії), який зазначає на обкладинці журналу термін зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робить засвідчувальний напис. Картотеки передаються до архіву, як правило, у ящиках або підшитими в тверду обкладинку. Картотеку слід здавати до архіву разом з алфавітним покажчиком до неї. Перед переданням до архіву картотек секретар суду (колегії) перевіряє в них наявність обліково-статистичних карток та заповнення в них всіх належних реквізитів. На окремій чистій обліково-статистичній картці робить засвідчувальний напис.