Передання справ та документів до державної архівної установи оформляється актом про приймання-передання, який складається у двох примірниках за формою (додаток 10). Акт про приймання-передання підписують завідуючий архівом суду або особа, що відповідає за роботу архіву, та той представник державної архівної установи, який приймає справи.
Опис справ та примірник акта залишаються в державній архівній установі, один примірник акта та опису справ повертається до суду.