У реєстраційно-контрольну картку, що знаходиться у відповідального за здійснення контролю, у графі “Етапи контролю” проставляється дата перевірки та вносяться дані щодо стану виконання документа, одержані від підрозділу-виконавця шляхом запиту по телефону. При цьому попередні записи не закреслюються. Записи повинні бути короткими, достовірними і відтворювати стан виконання документа.