Облік видачі посвідчень ведеться відповідною кадровою службою в журналі реєстрації посвідчень за встановленою формою (додаток 5). Журнал реєстрації посвідчень повинен бути пронумерований, прошитий та скріплений печаткою. Про зіпсовані бланки посвідчень і втрачені посвідчення в журналі робиться відповідний запис та додаються акти і матеріали службового розслідування.