Командир військової частини у строк, визначений розпорядженням першого заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України, але не пізніше ніж за 45 днів до початку відповідної оздоровчої зміни (дати від’їзду дітей до дитячого оздоровчого закладу) письмово повідомляє відповідний обласний військовий комісаріат, у межах територіальної відповідальності якого розташована військова частина, про необхідність перевезення дітей до дитячого оздоровчого закладу і у зворотному напрямку у складі організованої групи.
Разом зі списком дітей, які будуть (плануються) направлятися до дитячого оздоровчого закладу, командир військової частини надає пропозицію щодо особи, яка супроводжуватиме організовану групу дітей, з числа військовослужбовців або працівників Збройних Сил України (одного з батьків тих дітей, які включені в групу).