Архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис: "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України".
У разі особистого звернення заявників до архівних установ України щодо витребування архівних довідок або їх переоформлення Департаментом консульської служби МЗС України засвідчується підпис посадової особи Державного комітету архівів України.