Офіційні документи, які видаються органами реєстрації актів громадянського стану і надалі використовуватимуться за кордоном, засвідчуються у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5 ( z0521-96 ), зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 12 вересня 1996 року N 521/1546, та легалізуються в порядку, установленому цією Інструкцією.
Документи, які надходять до Департаменту консульської служби МЗС України від органів реєстрації актів громадянського стану України на офіційні запити дипломатичних представництв та компетентних органів, а також безпосередньо заявників, проходять консульську легалізацію.
Згідно з Інструкцією про порядок витребування документів, затвердженою спільним наказом Державного комітету архівів України та МЗС України від 11 червня 2001 року N 116/53 ( z0547-01 ), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 25 червня 2001 року за N 547/5738, зазначені свідоцтва надходять до Департаменту консульської служби МЗС України безпосередньо від державних установ.