У разі одержання відповіді на запит щодо перевірки каналами електронної пошти ці дані обов'язково реєструються в канцелярії органу, установи - ініціатора запиту і завіряються печаткою та підписом посадової особи, відповідальної за довідкову роботу, із зазначенням її прізвища (розбірливо).
Завірена інформація має статус офіційного документа так само, як і результати перевірки звичайних запитів згідно із зразком, вказаним у додатку 11.