Право безпосереднього звертання до оперативно-довідкових картотек мають:
- слідчі та оперативні підрозділи органів внутрішніх справ, прокуратури, ДДУПВП, Служби безпеки при проведенні оперативно-слідчих та оперативно-розшукових заходів;
- органи дізнання при провадженні протокольної форми досудової підготовки матеріалів відповідно до статті 426 КПК України ( 1003-05 );
- підрозділи адміністративної служби міліції при затриманні особи за бродяжництво чи у разі перевірки її за підозрою у скоєнні злочину, а також при оформленні матеріалів про поміщення особи в спецустанову чи на примусове лікування;
- суди всіх рівнів.
При звертанні до оперативно-довідкових картотек у вимозі обов'язково вказується мета перевірки, номер кримінальної справи (протоколу), оперативно-розшукової справи, номер перевірочного матеріалу, а також адреса ініціатора запиту.
Направлення запитів на осіб, які проходять за справами оперативного обліку, здійснюється в порядку, передбаченому законодавством, що регламентує оперативно-розшукову діяльність.
Заповнені ініціатором запити завіряються підписами посадових осіб та печаткою відповідного органу і реєструються його канцелярією.