В ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ ведуться паспорти на алфавітні та дактилоскопічні картотеки, в яких містяться дані про площу приміщень, які вони займають, їх оснащення, наявність охоронних засобів, санітарний і протипожежний стан, а також відомості про проведені інвентаризації. У ці паспорти щокварталу вносяться дані про кількість облікових карток, розміщених у масивах картотек і вилучених із них.
Щокварталу УОІ-ВОІ подають звіт про основні показники роботи картотек згідно із затвердженою формою до ДІТ при МВС.