При надходженні сповіщень і повідомлень в алфавітних картках форми 1 робляться відмітки про місце зберігання і номери архівних справ щодо осіб, які були незаконно репресовані, а також про їх реабілітацію.
Сповіщення з цими відомостями надсилаються до ДІТ при МВС, де на їх підставі до обліків вносяться відповідні записи, після чого сповіщення переадресовуються до УОІ-ВОІ за місцем засудження осіб.