У випадках, коли із СІЗО, тюрми, ВТУ, ІТТ, приймальника-розподільника надійшли нові облікові документи у зв'язку із встановленням дійсних анкетних даних заарештованих і засуджених, облікові документи, складені раніше, знищуються, а замість них в картотеках розміщуються нові.