Облікові документи щодо осіб, які підлягають поставленню на централізований облік (пункт 2.2 Інструкції), зберігаються в територіальних УОІ-ВОІ окремо в контрольних картотеках. До ДІТ при МВС облікові документи надсилаються 1-го, 11-го, 21-го числа кожного місяця, але не пізніше 10 днів з моменту одержання офіційного повідомлення про остаточно прийняте судове рішення і вступу вироку в законну силу. У разі коли особа за вироком не підлягає централізованому обліку, зайві примірники, призначені для цього, знищуються.