Алфавітна картка форми 1 (додаток 1) заповнюється таким чином:
Пункт 1. На осіб, що мають подвійне прізвище, алфавітні картки заповнюються окремо на кожне прізвище.
Наприклад, картки на особу, що має прізвище "Петров-Червинский", заповнюються таким чином: одна - "Петров-Червинский", друга - "Червинский-Петров".
У такій самій послідовності складаються картки на осіб, що мають декілька імен та по батькові.
Якщо особа заарештована, затримана або притягається до кримінальної відповідальності як обвинувачена, називає декілька прізвищ, імен та по батькові, у тому числі ті, за якими раніше вона була засуджена, то алфавітна картка складається на родове прізвище.
Якщо виявлено факт зміни в установленому порядку прізвища, імені або інших установчих даних, але ці дані не зафіксовані в обліках картотек, то на нові установчі дані заповнюється окрема алфавітна картка, на лицьовому боці якої вгорі проставляється позначка "ДИВ." (тобто "ДИВИСЬ"), а на зворотному боці картки знизу перераховуються всі повні установчі дані, що раніше стосувались даної особи. Такі самі позначки робляться на всіх наявних на обліку алфавітних картках форми 1 на цю особу з переліком відсутніх повних установчих даних.
Пункти 2 і 3. Вказуються без скорочень.
Пункт 4. Заповнюється в повному обсязі.
Відсутні до двозначного числа перші цифри дня та місяця народження доповнюються нулями. Рік народження вказується чотиризначним числом.
Наприклад, якщо дата народження особи 9 березня 1953 року то вказується: 09.03.1953.
Пункт 5. Відносно осіб, що народилися в сільській місцевості, вказується село, район, область, край, країна.
Пункт 6. Відносно осіб, що мешкають у місті, вказується повна адреса мешкання (назва міста, вулиці, номер будинку, корпусу і квартири), а відносно військовослужбовців - місце проживання до призову на військову службу.
Пункт 7. Вказується серія та номер паспорта. У разі відсутності паспорта дозволяється використовувати дані іншого документа, що підтверджує особистість. При цьому замість слова "Паспорт" наводиться назва документа.
Пункт 8. У реквізиті вказується група крові та резус-фактор особи, що підлягає обліку. Поруч щодо глухонімих робиться відмітка "ГЛУХОНІМИЙ", а щодо померлих - "ПОМЕР".
Пункт 9. Заповнюється за результатом опитування.
Пункт 10. Вказується назва країни, громадянином якої є особа, що підлягає обліку.
Пункт 11. Щодо осіб, які притягаються як обвинувачені, вказується "заарештований" чи "підписка про невиїзд".
Для військовослужбовців днем арешту є день їх поміщення до гауптвахти.
Пункт 12. Вказується характер вчиненого злочину ("крадіжка", "хуліганство" тощо).
Пункт 13. Перелічуються статті та частини статей КК України ( 2341-14 ) або іншої держави, за якими заарештована чи притягнута до відповідальності дана особа.
Пункт 14. Зазначається повна назва органу, де складена алфавітна картка на особу, дата її заповнення і прізвище працівника, що склав картку.
У правому верхньому кутку вказується орган, у проваджені якого знаходиться кримінальна справа або матеріал протокольної форми.
Нижче вказується номер кримінальної та архівної справи.
У правому нижньому кутку алфавітної картки записується дактилоформула відбитків пальців рук облікованої особи і робиться відбиток її вказівного пальця правої руки, а у разі його відсутності або сильного пошкодження, яке не дає можливості класифікувати тип візерунка, - будь-якого іншого пальця, про що робиться відмітка нижче відбитка.
Наклеювати на картку відбитки пальців рук забороняється.
Порядок заповнення рішень судів
Якщо в процесі слідства або дізнання з'ясувалося, що особою було вчинено декілька злочинів, об'єднаних в одне провадження, і винесений один вирок, то в алфавітну картку вносяться всі статті засудження із застосуванням статті 70 КК України ( 2341-14 ).
В алфавітних картках на осіб, покарання яким визначено за декількома вироками, вказується окремо термін покарання за новим вироком і загальний термін. При цьому робиться посилання на статтю 71 КК України ( 2341-14 ).
Працівник, що заповнює картку, спочатку записує інформацію з останнього вироку (яким судом засуджено, коли, за якими статтями, міра покарання) з приєднанням невідбутого терміну покарання за попереднім вироком з посиланням на статтю 71 КК України ( 2341-14 ), а потім також вказує, яким судом, коли, за якою статтею і на який термін особу було засуджено раніше.
Після запису повідомлень про засудження обов'язково вказується дата вступу вироку в законну силу.
При внесенні змін в облікову картку працівник картотеки повинен обов'язково зазначити в ній, на підставі якого документа, коли і ким вони були внесені.
При зміні анкетних даних слід посилатися на паспорт, відповідний актовий запис державного органу реєстрації актів цивільного стану або свідоцтво про народження, а при зміні прізвища чоловіка чи дружини, відновленні родового прізвища - на свідоцтво про шлюб або його розірвання. Громадянство повинно бути підтверджене паспортними підрозділами.
При з'ясовуванні об'єктивних даних на підставі відповідних висновків паспортних підрозділів заповнюються нові облікові документи, що направляються до УОІ-ВОІ для заміни. У супровідних листах обов'язково мають бути зазначені повні установчі дані заарештованих і засуджених, за якими вони раніше були взяті на облік, а також підстави для заміни цих даних (із зазначенням реєстраційного номера, назви установи - ініціатора документа, дати реєстрації).