Відділами спеціального обліку слідчих ізоляторів і тюрем ДДУПВП:
- на обвинувачених у випадках:
а) взяття під варту в порядку запобіжного заходу за постановами органів слідства (дізнання), за рішеннями судів - алфавітні картки форми 1 і дактилокарти (далі - облікові документи) у двох примірниках, а щодо іноземців - три примірники;
б) зміни запобіжного заходу, припинення кримінальної справи, винесення виправдувального вироку або смерті - сповіщення про засудженого (заарештованого);
- на засуджених у випадках:
в) взяття під варту за рішенням суду - облікові документи у двох примірниках;
г) винесення відповідним судовим органом України рішення про виконання вироку суду іноземної держави щодо громадянина України - облікові документи у двох примірниках;
ґ) скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням - облікові документи у двох примірниках;
д) призначення покарання, не пов'язаного з позбавленням волі, вступу вироку в законну силу, вибуття у ВТУ, залишення в СІЗО для виконання господарських робіт, зміни вироку, звільнення або смерті - сповіщення;
е) етапування у зв'язку із захворюванням до лікарні ДДУПВП в іншій області - сповіщення до УОІ-ВОІ, з території розташування якого було етаповано хворого, і облікові картки форми 1 - до УОІ-ВОІ, на територію розташування якого було направлено хворого;
- на заарештованих і засуджених осіб, що вчинили втечу і не затримані, до ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ за територіальністю направляється термінове спецповідомлення;
- на осіб, щодо яких виконані акти Президента України про помилування, до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за місцем засудження направляються повідомлення у терміни, встановлені відомчими нормативно-правовими актами ДДУПВП.
Примітка. Звірення обліків з УОІ-ВОІ проводиться не рідше двох разів на рік.