З метою посилення особистої відповідальності кожного працівника за стан оперативно-довідкових картотек та ефективності роботи масив картотеки поділяється за алфавітом на сектори, які закріплюються за окремою групою працівників або за одним з них.
При обробці запитів, сповіщень та інших документів на місце вилучених алфавітних карток вставляються іменні закладки, що мають бути завізовані керівником відділу (відділення).