Рапорт (доповідна записка) про отримання дозволу на здійснення відрядження за кордон складається на підставі запрошення та повинен містити відомості про сторону, що запрошує (державний орган, міжнародну або громадську організацію тощо), державу, до якої планується відрядження, мету відрядження, термін та фінансові умови перебування за кордоном, джерела фінансування, вид транспорту, а також обґрунтування доцільності службового відрядження. Рапорт (доповідна записка) про отримання дозволу на здійснення відрядження за кордон подається на розгляд особі, яка дає дозвіл на його здійснення, не пізніше ніж за 30 діб до виїзду (вильоту), за винятком випадків необхідності здійснення термінового виїзду (вильоту) за кордон.