З метою організації та проведення навчальних зборів громадян, які проходять військову підготовку, директор Військово-медичного департаменту Міністерства оборони України видає відповідний наказ. До наказу додається перелік військових частин (навчальних центрів, військово-медичних клінічних центрів регіонів, військових госпіталів, УВМА), на базі яких планується проведення навчальних зборів.
На підставі цих наказів керівниками баз для проведення навчального збору видається наказ про організацію навчального збору громадян, які проходять військову підготовку, а військовим комісаром – наказ про призов громадян на навчальний збір.
Начальником навчального збору призначається один із заступників керівника бази для проведення навчального збору, де організовується і проводиться збір.
Начальник навчального збору є прямим начальником для всього особового складу збору.