З метою планування навчального збору громадян, які проходять військову підготовку, начальники кафедр МК та ВМ за дорученням ректорів ВМНЗ (начальника УВМА) до 01 липня року, що передує проведенню навчального збору, подають до Військово-медичного департаменту Міністерства оборони України замовлення на проведення навчальних зборів громадян, які проходять військову підготовку за програмою підготовки офіцерів запасу медичної служби (додаток 9).
На підставі цих замовлень у Військово-медичному департаменті Міністерства оборони України до 01 жовтня року, що передує проведенню навчального збору, розробляються плани розподілу місць проведення навчальних зборів з громадянами, які проходять військову підготовку за програмою підготовки офіцерів запасу медичної служби (додаток 10).
За витягами із зазначених планів керівники навчальних баз для проведення навчального збору громадян, які проходять військову підготовку, зобов’язані у щорічних замовленнях окремою графою вказати потребу в речовому майні, продовольчому забезпеченні, боєприпасах, вибухових речовинах, навчальних комплектах медичного майна та техніки, моторесурсах і пальному для проведення бойової підготовки та відпрацювання з громадянами практичних завдань відповідно до вимог програми навчального збору.