Звернення громадян, які надійшли в паперовій формі, після присвоєння реєстраційного номера підлягають скануванню та створенню електронної копії звернення з уведенням її до СЕД. Електронні копії звернень засвідчуються електронним цифровим підписом працівника, який реєструє звернення громадян.
Скануванню не підлягають додатки до звернень громадян, що містять персональні дані (копії паспортів громадян України, карток платників податків, підтвердні документи для виплати матеріальної допомоги тощо).